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PLAN DE CONTINUIDAD DE NEGOCIO EN LAS ENTIDADES EN MEDIO DEL COVID-19

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Es innegable que uno los principales impactos que está generando el COVID-19 es la recesión económica. Los mercados han tenido desplomes y las entidades se encuentran con problemas de liquidez, solvencia y se ven sometidas a efectuar recortes presupuestales, acciones de ahorro de costos, paralizar operaciones en forma momentánea y en el peor de los escenarios liquidar y desaparecer del mercado.

En conversaciones con colegas y gerentes, ante esta difícil situación, surgen las siguientes preguntas: ¿cómo efectuar una reducción de costos en forma estratégica?, ¿cómo tomar las mejores decisiones dado los escenarios de incertidumbre? y finalmente, ya afectado por el COVID-19 ¿qué hacer para recuperarme de manera rápida? Mi respuesta a todas estas interrogantes, siempre es la misma ¿tu entidad tiene un “plan de continuidad de negocios” ?, y las entidades en la mayoría de casos, manifiestan no tenerlo. Es por ello, que en esta oportunidad les comentaré qué es un “plan de continuidad” y que debe contener.

Los planes de continuidad, se constituyen en herramientas valiosas en momentos en que las entidades pueden verse afectadas por eventos contingentes, como la actual COVID-19, como por ejemplo: por la indisponibilidad de los empleados, recursos, la interrupción en la cadena de abastecimiento, disminución de la demanda, incremento en el riesgos crediticios de los clientes, etc. todos estos escenarios deben ser en lo posible previstos en una estrategia que permita vislumbrar un camino claro de recuperación para la entidad y en el cual requiere que todos los actores y grupos de intereses de una entidad sumen y estén involucrados con el plan. A continuación, algunas consideraciones para preparar un “plan de continuidad” para una entidad

  • El paso inicial para hacer un “plan de continuidad” es que la entidad elabore un análisis de impacto del negocio; el cual consiste en hacer una descripción de las pérdidas potenciales surgidas en la entidad, como resultado de la paralización de alguno de sus procesos de negocios, lo cual conlleva a definir los recursos necesarios mínimos con los cuales debes contar y un nuevo proceso para restablecer dichas actividades ya mermadas.
  • Identificar procesos críticos y quiénes los ejecutan, tener al personal capacitado para desarrollar actividades vitales, en caso de enfermedad de algún personal clave en la entidad. Además, se debe contar con copias de seguridad de información importante y sensible para que la entidad pueda operar sin interrupción.
  • Establecer una estrategia operativa y financiera, así como canales adecuados de comunicación con los clientes y proveedores, prestando atención a cómo dichas entidades se encuentran trabajando, para proveerse de recursos y prestar los servicios o la venta de mercadería en forma oportuna, evitando un daño reputacional.
  • Efectuar análisis de escenarios que permitan prever posibles resultados a nivel operativo, financiero y estratégico y desarrollar planes de acción en respuesta a dichos resultados; ahora en medio del COVID-19, que se caracteriza por la gran incertidumbre y cambios económicos rápidos, recomendaría efectuar estos análisis con una frecuencia mensual, por lo menos.
  • Como resultado de estos nuevos escenarios y estrategias que la gerencia está implementando, es importante indicar y gestionar adecuadamente los nuevos riesgos operacionales, financieros, estratégicos, internos y externos, así como su probabilidad de ocurrencia, recomendaría que las entidades implementen un Comité de Riesgos que permanentemente efectúe el monitoreo de los mismos.
  • La comunicación de la entidad, interna y externamente, es importante para garantizar la alineación en torno a los objetivos del “plan de continuidad” y este, permanentemente, pueda generar retroalimentación a la entidad para dar una respuesta rápida a los riesgos cambiantes.
  • Es importante que todo “plan de continuidad”, contemple dentro de sí mismo, un plan de recuperación que incluya aspectos relevantes como pérdidas de activos, de personal clave, de información y data crucial para la entidad.
  • Establecer indicadores financieros y no financieros para monitorear permanentemente el rendimiento de los procesos definidos como claves o prioritarios.
  • Finalmente, lo que nos está enseñando el COVID-19, es que las entidades dentro de sus planes de continuidad deben incluir dos aspectos que considero relevantes: (i) Las entidades deben estar enfocadas en una transformación digital, de lo contrario quedarían rápidamente fuera del mercado; y (ii) los cambios que experimenten de nuevos modelos y realidades de los negocios hace suponer que todo va a ser diferente, todo va a ser nuevo, por lo cual, hoy más que nunca, las entidades deben replantear y remodelar sus modelos de negocios en sus “planes de continuidad”.

Walter Eduardo Asenjo Figueroa

Socio de Auditoría y Aseguramiento